Generación masiva de comprobantes desde archivos de Excel

Esta función le permite generar comprobantes de facturación en forma automática a partir de archivos de Excel. Los comprobantes que se pueden generar con este procedimiento son:

- Facturas a clientes ó
- Remitos a clientes ó
- Pedidos de clientes (sólo si tiene activada la Gestión de Órdenes de compra de Clientes en el menú de configuración general)

Para tener acceso a esta función verifique lo siguiente:
1) Que esté activo el casillero "Habilitar función de generación masiva de facturación desde archivos de Excel" en el menú de configuración y ajustes del sistema (solapa "Facturación a Clientes")
2) Que el usuario tenga permisos para esta función (sección "Facturación masiva" del menú de "Actualización de claves de ingreso")

Alcances de la función

- GESTIONPRO toma un archivo de Excel que contiene la información de los ítems a facturar y los convierte en comprobante (factura o remito o pedido, según lo que se haya seleccionado).
- La numeración de los comprobantes que genera GESTIONPRO se gestiona en forma automática.
- Usted puede indicar en el archivo de Excel el precio de venta de los artículos o puede dejar que los precios sean tomados de la lista de precios de GESTIONPRO.

Características del archivo de Excel

El archivo de Excel debe cumplir ciertas especificaciones para que pueda ser interpretado y procesado correctamente por GESTIONPRO:

1) Debe contener 1 renglón por cada artículo a facturar. Cada renglón debe contener el código de Cliente (en la columna Cliente), el código de producto (en la columna producto), la cantidad (en la columna Cantidad) y (opcionalmente) el precio (en la columna precio). Por ejemplo, para generar una factura de 3 artículos distintos deberá usar 3 renglones (1 por cada código distinto de artículo).
2) En el primer renglón debe indicar el título de cada columna, tal como se detalla en el gráfico de abajo. Los títulos son CLIENTE, PRODUCTO, CANTIDAD y PRECIO (columna opcional). No importa si se escriben en mayúscula o minúscula. No importa el orden de las columnas, por ejemplo, CANTIDAD puede estar antes que CLIENTE.
3) Debajo del título de cada columna debe indicar en cada fila la información de cada renglón que se convertirá en comprobante.
4) Los clientes se indican por su código, al igual que los productos, y los códigos deben ser códigos de clientes y productos existentes en GESTIONPRO. Antes de comenzar el proceso de generación de comprobantes GESTIONPRO verifica si hay algún error y lo indica.
5) El nombre del archivo de Excel puede ser cualquier nombre pero la hoja debe llamarse Hoja1 (vea al pié del gráfico, con recuadro rojo). Si su hoja no se llama Hoja1 puede cambiar su nombre haciendo click allí con el botón derecho del mouse y selecciona cambiar nombre.

Procedimiento de generación de comprobantes

Una vez que tenga preparado su archivo de Excel verifique la ubicación donde está guardado ya que le será solicitada. Verifique adicionalmente que el programa Excel se encuentre cerrado para evitar que el archivo a procesar no esté bloqueado.

Para acceder a la funcionalidad de Generación masiva de comprobantes desde archivos de Excel debe dirigirse al menú:
Ventas -> Herramientas -> Generar facturación desde archivos de Excel.

El cuadro de arriba indica las distintas secciones que debe completar para proceder a la generación de comprobantes:

1) Indique la ruta del archivo de Excel presionando el botón [...]
2) Indique qué tipo de comprobante desea generar (factura, remito, pedido) y la fecha de los comprobantes que se generarán
3) Si su actividad maneja vendedores, entonces usted puede indicar que los comprobantes que se generan quedarán asociados al vendedor relacionado a cada cliente o a un vendedor específico que usted indique de la lista
4) Indique la condición de pago de los comprobantes que se generarán. Puede dejar la condición propia de cada cliente y puede forzar una misma condición para todos los comprobantes que se generarán (en este caso lo escoge de la lista). Este proceso no acepta comprobantes de pago contado o tarjeta de crédito.
5) Indique si los precios serán tomados del archivo de Excel o de la propia lista de precios de GESTIONPRO. Si los precios son tomados del archivo de Excel entonces deberá existir una columna llamada PRECIO en el archivo y en cada renglón debe contener el precio de cada producto. Si los precios indicados en el archivo de Excel son Netos (sin impuestos) active el casillero Los precios son NETOS.
6) Deje activado el casillero Imprimir los comprobantes si desea que GESTIONPRO imprima los comprobantes a medida que los va generando. Deje activado el casillero Solicitar confirmación en cada impresión si desea que GESTIONPRO le solicite una confirmación cada vez que se imprime un comprobante, esto le permite verificar cada impresión y detener el procedimiento si algo falla (impresora, papel, numeración de comprobantes, etc.)
7) Finalmente presione el botón Generar comprobantes para proceder a la generación automatizada de comprobantes.

Particularidades del procedimiento
- Cada renglón del archivo de Excel debe contener un renglón del comprobante a generar. Antes de proceder, GESTIONPRO ordena y agrupa por cliente cada uno de los renglones. Sin importar el orden en que se encuentran los renglones en el archivo de Excel, GESTIONPRO siempre va a generar los comprobantes en orden alfabético por cliente.
- Antes de proceder a la generación, GESTIONPRO verifica si hay inconsistencias en el archivo de Excel y genera un aviso si encuentra errores (columnas faltantes o con nombre incorrecto, clientes o productos inexistentes, etc.)
- Si la cantidad de renglones excede el máximo permitido por un comprobante, GESTIONPRO generará un nuevo comprobante para el mismo cliente tantas veces como sea necesario. Por ejemplo, si indica 70 renglones de artículos distintos para un mismo cliente y el máximo permitido es 20 renglones por cada comprobante, GESTIONPRO generará 3 comprobantes de 20 renglones y un cuarto comprobante de 10 renglones, todo esto de forma automática teniendo en cuenta las correlatividades de las numeraciones de comprobantes.