GESTIONPRO
el sistema de facturacion mas fácil de usar

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Generación de Facturación Recurrente (o facturación masiva/por lotes)

Qué es la facturación recurrente?
Es el proceso de generación de facturas para clientes en forma periódica y repetitiva. Estos períodos pueden ser mensuales, semanales, semestrales, etc.

¿Cómo puedo facilitar un proceso de facturación recurrente?
El sistema de facturación GESTIONPRO ofrece 2 mecanismos para facilitar esta tarea:

• Facturación Recurrente desde plantillas precargadas
• Facturación Recurrente desde archivos de Excel

... ademas, el sistema GESTIONPRO genera los archivos CITI Ventas para estos comprobantes y opcionalmente los informa a la AFIP para usuarios que generan facturación electrónica (obteniendo en forma automática el CAE de cada uno)



A continuación se desarrolla cada alternativa y su forma de uso en el sistema GESTIONPRO:

1- Generación de facturas desde plantillas:

Para ingresar a la función diríjase al menú:
VENTAS > HERRAMIENTAS > FACTURACION RECURRENTE DESDE PLANTILLAS

La funcionalidad de facturación recurrente consta de 2 procesos:

1) Generación del comprobante modelo: la facturación recurrente se genera en base a comprobantes modelo que se hayan registrado en el sistema, llamados “plantilla” y puede registrar tantas plantillas como necesite.

Desde este menú podrá:
Generar nuevas plantillas: presione F5 (Nueva plantilla) para generar nuevas facturas modelo. El proceso es similar a la carga de una factura de venta a cliente, aunque con algunas mínimas diferencias en el encabezado del comprobante. Cada plantilla tiene un número propio con la finalidad de individualizarla, pero éste número no tiene relación con el número de factura que se establecerá al generar la facturación del período. Las plantillas no actualizan cuentas corrientes ni existencias.
Ver plantilla (para consultarla, eliminarla o modificarla): seleccione una plantilla y presione F6 (Ver plantilla) para ver el detalle de una plantilla previamente ingresada. Una vez abierta, podrá modificarla, borrarla o anularla con los botones que están al pie del comprobante.
Imprimir plantilla: puede imprimir la plantilla seleccionada presionando F2 (Imprimir plantilla). La impresión se hará respetando el mismo diseño personalizado para las Facturas.

2) Generación e impresión de las Facturas: una vez cargadas las plantillas, podrá generar la facturación automatizada en base a los modelos cargados en el punto 1.
Este segundo paso lo puede ejecutar con la regularidad que usted necesite según su actividad (casa semana, quincena, mes, etc.). Las plantillas modelo no se borran ni modifican luego de ejecutar el proceso.
Para generar la facturación presione F7 (Generar Facturas) y GESTIONPRO lo llevará a una pantalla de opciones con diversos filtros. La finalidad de estos filtros es la de poder generar la facturación recurrente en forma discriminada por grupos de clientes, pre-asignar ciertos valores a los comprobantes a generar y establecer criterios de ordenamiento para su generación.

Las opciones son:

Categorías a incluir: si completa este casillero con alguna categoría de cliente, GESTIONPRO solo generará facturas para los clientes de esa categoría. Si deja en blanco el casillero, se generan facturas para clientes de todas las categorías.
Cliente (desde) - Cliente (hasta): puede filtrar clientes con esta opción. Por defecto el sistema muestra desde el primero hasta el último
Letra del comprobante: con la finalidad de organizar la impresión, GESTIONPRO le solicita que indique la letra del comprobante. Si indica "A", GESTIONPRO solo generará las facturas "A" (normalmente a Responsables Inscriptos). Luego puede repetir el proceso, pero esta vez para facturas "B" (a Consumidores Finales, Monotributistas y otros)
Fecha Factura: es la fecha que tendrán las facturas que se van a generar. Este dato es obligatorio. Puede indicar fechas posteriores a la actual con la finalidad de generar su facturación recurrente en forma anticipada. Por defecto, GESTIONPRO muestra la fecha actual.
Fecha Vencimiento: es posible indicar en forma impresa la fecha de vencimiento del comprobante. Esto es útil para indicar al cliente que el comprobante tiene una fecha de vencimiento.
Período (desde) - Período (hasta): es posible indicar en forma impresa el período facturado. P.ej., si factura servicio de televisión por cable puede indicar que el período facturado es desde el primer día del mes actual hasta el último del mismo mes. El diseño de impresión de la factura presenta 2 casilleros destinados a esta finalidad: "Período desde" y "Período Hasta", que puede colocar libremente en cualquier ubicación del comprobante.
Imprimir Comprobantes: si este casillero está activado, GESTIONPRO imprimirá cada factura generada durante el proceso, de lo contrario las facturas se generarán pero no se imprimirán (en este caso deberá dirigirse al menú de lista de facturas e imprimir una por una)
Confirmar impresión cada XXX comprobantes: es posible que se ocasionen errores durante el proceso de impresión recurrente de facturas, ya sea por atascos de papel, falta de hojas o tinta en la impresora. Si genera e imprime una gran cantidad de comprobantes y se produce un error de impresora durante el proceso, GESTIONPRO seguirá generando y almacenando los comprobantes hasta finalizar el proceso, pero la impresión de los mismos quedará incompleta hasta que resuelva el inconveniente técnico. Eso lo obliga a imprimir manualmente los comprobantes fallidos, lo cual podría ser muy incómodo. Para evitar esta situación, puede establecer que GESTIONPRO le solicite una confirmación de impresión cada cierta cantidad de comprobantes. Esto requiere que un operador vigile la tarea de impresión y acepte continuar cada vez que el sistema le solicita la confirmación. Si deja vacío este casillero, GESTIONPRO imprimirá todos los comprobantes sin ninguna confirmación intermedia.

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones:

• La condición de pago del comprobante generado es tomada de la ficha del cliente. Todos los comprobantes son generados como adeudados y deberán ser cobrados con recibo, aunque en la ficha del cliente esté indicado como CONTADO.
• La numeración de las facturas que se generan es tomada del menú de numeración y copia de comprobantes. Antes de generar automáticamente el número de factura, GESTIONPRO verifica que no haya alguna factura cargada previamente con ese número. Si se encuentra alguna factura cargada con el mismo número que se va a generar, GESTIONPRO saltea ese número hasta encontrar el siguiente número disponible.
• Si imprime los comprobantes a medida que los genera, tenga la extrema precaución de colocar en la impresora el mismo número de comprobante que genera y almacena GESTIONPRO, ya que podría producirse un desfasaje entre el número almacenado y el impreso (esta situación puede corregirse modificando los números de factura de cada comprobante almacenado, pero podría ser muy engorroso si son muchas).
• Si indica al sistema que confirme la impresión cada "1" comprobante, GESTIONPRO le indicará cual es el número de comprobante que tiene que colocar en la impresora por cada comprobante generado, pero esta tarea es engorrosa si se generan muchos comprobantes, ya que el operador debe presionar Enter para confirmar la impresión de cada comprobante.
  
  

Para activar esta característica vea mas abajo "Cómo activar la función"

2- Generación de facturas desde archivos de Excel:

Para ingresar a la función diríjase al menú:
VENTAS > HERRAMIENTAS > FACTURACION RECURRENTE DESDE ARCHIVOS DE EXCEL

Esta función le permite generar comprobantes de facturación en forma automática a partir de archivos de Excel. Los comprobantes que se pueden generar con este procedimiento son:

- Facturas a clientes
- Remitos a clientes
- Pedidos de clientes (sólo si tiene activada la Gestión de Órdenes de compra de Clientes en el menú de configuración general)


Para tener acceso a esta función verifique lo siguiente:
1) Que esté activo el casillero "Habilitar función de generación facturación recurrente desde archivos de Excel" en el menú de configuración y ajustes del sistema (solapa "Facturación a Clientes")
2) Que el usuario tenga permisos para esta función (sección "Facturación masiva" del menú de "Actualización de claves de ingreso")


Alcances de la función
- GESTIONPRO toma un archivo de Excel que contiene la información de los ítems a facturar y los convierte en comprobante (factura o remito o pedido, según lo que se haya seleccionado).
- La numeración de los comprobantes que genera GESTIONPRO se gestiona en forma automática.
- Usted puede indicar en el archivo de Excel el precio de venta de los artículos o puede dejar que los precios sean tomados de la lista de precios de GESTIONPRO.


Características del archivo de Excel
El archivo de Excel debe cumplir ciertas especificaciones para que pueda ser interpretado y procesado correctamente por GESTIONPRO:
1) Debe contener 1 renglón por cada artículo a facturar. Cada renglón debe contener el código de Cliente (en la columna Cliente), el código de producto (en la columna producto), la cantidad (en la columna Cantidad) y (opcionalmente) el precio (en la columna precio). Por ejemplo, para generar una factura de 3 artículos distintos deberá usar 3 renglones (1 por cada código distinto de artículo).
2) En el primer renglón debe indicar el título de cada columna, tal como se detalla en el gráfico de abajo. Los títulos son CLIENTE, PRODUCTO, CANTIDAD y PRECIO (columna opcional). No importa si se escriben en mayúscula o minúscula. No importa el orden de las columnas, por ejemplo, CANTIDAD puede estar antes que CLIENTE.
3) Debajo del título de cada columna debe indicar en cada fila la información de cada renglón que se convertirá en comprobante.
4) Los clientes se indican por su código, al igual que los productos, y los códigos deben ser códigos de clientes y productos existentes en GESTIONPRO. Antes de comenzar el proceso de generación de comprobantes GESTIONPRO verifica si hay algún error y lo indica.
5) El nombre del archivo de Excel puede ser cualquier nombre pero la hoja debe llamarse Hoja1 (vea al pié del gráfico, con recuadro rojo). Si su hoja no se llama Hoja1 puede cambiar su nombre haciendo click allí con el botón derecho del mouse y selecciona cambiar nombre.


Procedimiento de generación de comprobantes
Una vez que tenga preparado su archivo de Excel verifique la ubicación donde está guardado ya que le será solicitada. Verifique adicionalmente que el programa Excel se encuentre cerrado para evitar que el archivo a procesar no esté bloqueado.

Para acceder a la funcionalidad de Generación masiva de comprobantes desde archivos de Excel debe dirigirse al menú:
Ventas -> Herramientas -> Generar facturación desde archivos de Excel.

El cuadro de arriba indica las distintas secciones que debe completar para proceder a la generación de comprobantes:

1) Indique la ruta del archivo de Excel presionando el botón [...]
2) Indique qué tipo de comprobante desea generar (factura, remito, pedido) y la fecha de los comprobantes que se generarán
3) Si su actividad maneja vendedores, entonces usted puede indicar que los comprobantes que se generan quedarán asociados al vendedor relacionado a cada cliente o a un vendedor específico que usted indique de la lista
4) Indique la condición de pago de los comprobantes que se generarán. Puede dejar la condición propia de cada cliente y puede forzar una misma condición para todos los comprobantes que se generarán (en este caso lo escoge de la lista). Este proceso no acepta comprobantes de pago contado o tarjeta de crédito.
5) Indique si los precios serán tomados del archivo de Excel o de la propia lista de precios de GESTIONPRO. Si los precios son tomados del archivo de Excel entonces deberá existir una columna llamada PRECIO en el archivo y en cada renglón debe contener el precio de cada producto. Si los precios indicados en el archivo de Excel son Netos (sin impuestos) active el casillero Los precios son NETOS.
6) Deje activado el casillero Imprimir los comprobantes si desea que GESTIONPRO imprima los comprobantes a medida que los va generando. Deje activado el casillero Solicitar confirmación en cada impresión si desea que GESTIONPRO le solicite una confirmación cada vez que se imprime un comprobante, esto le permite verificar cada impresión y detener el procedimiento si algo falla (impresora, papel, numeración de comprobantes, etc.)
7) Finalmente presione el botón Generar comprobantes para proceder a la generación automatizada de comprobantes.


Particularidades del procedimiento
- Cada renglón del archivo de Excel debe contener un renglón del comprobante a generar. Antes de proceder, GESTIONPRO ordena y agrupa por cliente cada uno de los renglones. Sin importar el orden en que se encuentran los renglones en el archivo de Excel, GESTIONPRO siempre va a generar los comprobantes en orden alfabético por cliente.
- Antes de proceder a la generación, GESTIONPRO verifica si hay inconsistencias en el archivo de Excel y genera un aviso si encuentra errores (columnas faltantes o con nombre incorrecto, clientes o productos inexistentes, etc.)
- Si la cantidad de renglones excede el máximo permitido por un comprobante, GESTIONPRO generará un nuevo comprobante para el mismo cliente tantas veces como sea necesario. Por ejemplo, si indica 70 renglones de artículos distintos para un mismo cliente y el máximo permitido es 20 renglones por cada comprobante, GESTIONPRO generará 3 comprobantes de 20 renglones y un cuarto comprobante de 10 renglones, todo esto de forma automática teniendo en cuenta las correlatividades de las numeraciones de comprobantes.

Para activar esta característica vea mas abajo "Cómo activar la función"