GESTIONPRO
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Ayuda en línea

Gestión de órdenes de service / órdenes de reparación

Documentación del sistema de facturación GESTIONPRO para la gestión de órdenes de service / reparación

Para talleres de service o reparación, GESTIONPRO le ofrece una funcionalidad para la gestión integral del service. Esta gestión incluye una ficha personalizada para cada artículo en reparación en la que se asientan diversos datos desde la recepción del producto, pasando por el seguimiento de su reparación (incluyendo insumos empleados), la garantía y finalmente la entrega al cliente. Cada producto cuenta con una ficha individual. También puede buscar la mercadería, consultar su “estado de Service”, e imprimir informes.

Para habilitar esta función debe activar el casillero "Administración de talleres y servicios técnicos"  (vea mas abajo donde encontrar esta opción).

Una vez habilitada la función, podrá ingresar al menú de órdenes de service desde el menú:
Productos y Servicios > Ordenes de Service

Con la finalidad de simplificar la gestión, búsqueda y actualizaciones de las órdenes de service, toda la operación se concentra en una única pantalla, dividida en 4 secciones (o solapas):

Solapa Ord. Service
Desde aquí se gestionan las distintas órdenes de service. Puede agregar nuevas órdenes de service (botón F5), imprimir informes (F2), imprimir la órden de service seleccionada (F3) y anular una orden de service seleccionada (F6). Con la finalidad de mantener un estricto seguimiento de la reparación, a cada a artículo a repararar le corresponde una orden de service. Cada orden de service tiene un estado (COTIZADO, REPARADO, PENDIENTE DE ENTREGA, etc) y estos estados pueden ser definidos por el propio usuario del sistema GESTIONPRO (vea mas adelante en la solapa Ficha), esto le permite buscar órdenes de service según su estado.
Sitúese sobre el casillero Buscar... para buscar órdenes de service. Indique un texto de búsqueda y presione Enter, GESTIONPRO buscará y mostrará las órdenes de service que tengan coincidencias entre texto indicado y los siguientes datos de la órden de service: artículo (código y descripción), cliente, estado de la órden de service y vendedor.

Solapa Ficha
Es la ficha individual de cada orden de service. Para acceder a una ficha primero debe seleccionar una orden de service desde la solapa Ord. Service. En esta ficha deberá indicar cuál es el producto a reparar. Este producto debe estar cargado en la lista de precios del sistema (puede agregarlo a la lista presionando el ícono con forma de lupa). Adicionalmente tambien puede indicar el dato del cliente (el cual puede buscar y agregar al sistema presionando el ícono con forma de lupa que se encuentra a la derecha).
Use esta solapa para asentar y actualizar la evolución de la reparación del producto, para ello cuenta con diversos casilleros en los que puede indicar fechas (desde la recepción hasta la entrega), observaciones relativas al diagnóstico y su posterior solución (Falla-Solución), el vendedor asignado para la reparación, tiempo empleado, etc.
El estado del service es muy útil para conocer la situación actual de la reparación y efectuar búsquedas. Puede definir y modificar los diversos estados de service según su necesidad presionando el ícono con forma de lupa a la derecha del menú descolgable.
Presione Guardar Cambios cada vez que aplique modificaciones en esta solapa, de lo contrario los cambios no quedarán registrados.

Solapa Insumos empleados
En esta solapa se asientan los disintintos insumos empleados para la reparación del artículo seleccionado en la solapa Ord. Service. Estos insumos son artículos que deberán estar cargados en la lista de precios. No es obligatorio que complete la información de esta solapa, pero es muy útil si usted controla existencias de mercadería, ya que los artículos que se indican en esta solapa son inmediatamente descontados de la existencia general.
Presione Agregar si desea agregar insumos a esta lista. Seleccione un artículo y presione Eliminar si desea removerlo de la lista (en este caso la existencia del artículo se devolverá al stock general si hay control de stock para el artículo eliminado).

Solapa Facturar
En esta solapa puede indicar los distintos ítems a facturar para la orden de service seleccionada en la solapa Ord. Service. El ingreso de artículos en esta solapa no es obligatorio pero le facilita la tarea si posteriormenente necesita facturar esta órden de service. Puede ir agregando o eliminando ítems a medida que va actualizando la orden de service. Los ítems deberán estar ingresados en la lista de precios. Si controla existencias, tenga en cuenta que los ítems que se indican aquí no son descontados del stock, ya que se descuentan al facturar la orden de service. Una vez completada la información de esta solapa puede facturar la orden de service, en ese caso todos los ítems indicados aquí son copiados a la factura.
Para facturar la órden de service abra una nueva factura de venta, luego indique el cliente y a continuación seleccione O. de Service en el casillero Desde Comprobante e indique el número de órden de service.

Implementación en el sistema GESTIONPRO:

• Requerimientos:
Debe tener la última versión del sistema.

• Configuración:
Active el casillero "Administrar Ordenes de Service" en el menú:
--- Archivo
------ Configuración y ajustes del sistema
--------- Configuración general
------------ Solapa "Ajustes por actividad -> Administración de talleres y servicios técnicos

En este mismo menú de configuración puede indicar un texto fijo para las órdenes de service/reparación, que incluyan teléfonos, condiciones de garantía, retiro del producto o lo que prefiera, presionando el botón "editar texto de la leyenda al pie"